Anwendungsfall

Angebotserstellung

Wir bauen für Ihren Vertriebsinnendienst eine Lösung, die Anfragen ausliest, Positionen zuordnet und Preise prüft. Sie legt den Angebotsentwurf im ERP an und markiert, was noch offen ist; freigegeben und verschickt wird das Angebot vom Vertrieb.

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01Ausgangslage

Wie die Arbeit heute aussieht

Angebotsanfragen kommen als E-Mail mit PDF oder Excel-Liste. Ihr Vertriebsinnendienst tippt die Positionen ab, sucht die passenden Artikelnummern, prüft Verfügbarkeit und Preise und legt erst dann das Angebot im ERP an. Bei langen Positionslisten oder konfigurierbaren Produkten dauert das schnell Stunden.

02Typische Probleme

Wo Zeit und Qualität verloren gehen

Woran sich das im Alltag zeigt:

Das Angebot kommt beim Kunden später an als das des Wettbewerbs
Zuordnungsfehler fallen erst nach dem Auftrag auf
Preisregeln werden aus dem Gedächtnis angewendet

03Die Lösung

Welche Arbeit wir automatisieren

Wir richten die Lösung so ein, dass sie die Positionen aus der Anfrage Ihrem Artikelstamm und Ihren Konfigurationsregeln zuordnet und dabei Verfügbarkeit und gültige Preislisten prüft. Im ERP entsteht daraus ein Angebotsentwurf mit einer Liste dessen, was noch offen ist, etwa unklare Positionen, fehlende Daten oder eine Marge unter der Untergrenze.

04Freigabe

Wo ein Mensch entscheidet

Ihr Vertrieb gibt jedes Angebot frei und veranlasst den Versand. Der Agent weist die zuständige Person auf Rabatte außerhalb der Regeln, Sonderkonditionen und strategisch wichtige Kunden hin.

05Kontrollrahmen

Welche Regeln fest eingebaut sind

Feste Regeln im Ablauf prüfen die vereinbarten Preis- und Rabattgrenzen, bevor der Entwurf entsteht. Zu jedem Entwurf ist festgehalten, welche Preisliste und welche Regelversion verwendet wurden. Im ERP darf der Agent ausschließlich Entwürfe anlegen.

06Messung

Was der Monatsbericht zeigt

Diese vier Kennzahlen vergleichen wir jeden Monat mit den Ausgangswerten, die vor dem Start erhoben wurden.

Zeit von Anfrage bis Angebot
Anteil automatisch zugeordneter Positionen
Nachträglich erkannte Fehler je Angebot
Abschlussquote bei Angeboten mit Versand innerhalb von 24 Stunden

Häufige Fragen

Verschickt der KI-Agent Angebote selbstständig?

Nein. Der Agent legt den Angebotsentwurf im ERP an und markiert offene Punkte; versendet wird erst nach Freigabe durch den Vertrieb. Angebote mit Rabatten jenseits der Regel und Angebote für strategische Kunden gehen vorher an den zuständigen Vertriebsverantwortlichen.

Welche Daten braucht die Angebotserstellung mit KI?

Artikelstamm, gültige Preislisten und Rabattregeln, Verfügbarkeiten aus dem ERP und, wo vorhanden, frühere Angebote zu ähnlichen Anfragen. Konfigurationsregeln für variantenreiche Produkte sind der häufigste Engpass und gehören ins Assessment.

Lohnt sich das auch bei Sonderanfertigungen?

Bei Angeboten mit hohem Engineering-Anteil liest der Agent die Anfrage, findet ähnliche frühere Projekte und stellt die Unterlagen zusammen; Machbarkeit und Kalkulation bleiben bei Ihren Ingenieuren. Den größten Hebel haben Ersatzteil- und Standardanfragen mit vielen Positionen, siehe Angebotsprozess im Maschinenbau.