Wer im laufenden Betrieb entscheidet
Ein verärgerter Schlüsselkunde, eine Reklamation über der Wertgrenze oder ein unbekannter Lieferant: Solche Fälle brauchen eine menschliche Entscheidung. Vor dem Start muss feststehen, wer sie übernimmt und wer die Regeln des Agenten anschließend anpassen darf. Sonst bleibt der Fall liegen oder eine Person entscheidet ohne klares Mandat.
Sechs Rollen mit klaren Aufgaben
Der Workflow-Verantwortliche verantwortet das fachliche Ergebnis. Der Lösungsverantwortliche betreut Prompts, Regeln und Schnittstellen. Der Betreiber überwacht den Ablauf und bearbeitet Störungen. Der Risikoverantwortliche prüft Kontrollen und Änderungen. Der Datenverantwortliche genehmigt Datenzugriffe. Der interne Auftraggeber stellt das Budget bereit und entscheidet über weitere Abläufe. Diese Aufgaben können bestehende Mitarbeitende übernehmen; eine eigene Abteilung ist dafür nicht zwingend nötig.
Entscheidungsrechte schriftlich festlegen
Halten Sie je Workflow fest, welche Aufgaben der Agent selbstständig übernehmen darf, welche Ergebnisse geprüft werden und wer freigibt. Ergänzen Sie, wer diese Regeln ändern darf, wie Änderungen getestet werden und wie bei Störungen vorzugehen ist. Diese Vereinbarung bildet die Grundlage für den Betrieb.
Änderungen kontrolliert freigeben
Eine geänderte Anweisung, ein anderer Schwellenwert oder eine neue Modellversion kann viele Fälle betreffen. Legen Sie deshalb fest, wer welche Änderung vornehmen darf, welche Testfälle geprüft werden und wer die Freigabe erteilt. Ergebnisse und Versionsstand gehören ins Änderungsprotokoll.
Mit einem Workflow beginnen und daraus lernen
Besetzen Sie die sechs Rollen für einen ersten Workflow und prüfen Sie im Betrieb, welche Entscheidungen tatsächlich anfallen. Nach einem Quartal können Sie Zuständigkeiten und Abläufe anpassen. Übertragen Sie die erprobten Regeln anschließend auf weitere Workflows.