KI-ROI-Rechner: Nutzen und Kosten eines Workflows abschätzen

Die jährliche Arbeitszeit ergibt sich aus der Fallzahl pro Monat, multipliziert mit zwölf und der Bearbeitungszeit je Fall. Die mögliche Zeitersparnis gilt nur für den Anteil der Fälle, den der Agent vorbereitet. Auch dort bleibt Zeit für Prüfung und Freigabe nötig.

Der Rechner bewertet die freie Arbeitszeit mit Ihrem Stundensatz. Nach Abzug der laufenden Kosten für Modellnutzung, Hosting, Überwachung und Weiterentwicklung ergibt sich der rechnerische Nettonutzen. Die einmaligen Umsetzungskosten geteilt durch den monatlichen Nettonutzen ergeben die rechnerische Amortisationsdauer.

Freie Arbeitszeit ist keine automatische Kostensenkung. Ob daraus ein finanzieller Vorteil entsteht, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen die zusätzliche Kapazität nutzt.

Die Fallzahl finden Sie im Ticketsystem, in der Angebots- oder Reklamationsstatistik des ERP oder im Rechnungseingang. Verwenden Sie möglichst den Durchschnitt der letzten zwölf Monate.

Messen Sie die reine Bearbeitungszeit an einer repräsentativen Stichprobe. Wartezeiten gehören nicht dazu. Der mittlere Wert der Messreihe, der Median, ist weniger anfällig für einzelne besonders lange Fälle.

Wie viele Fälle ein Agent zuverlässig vorbereiten kann und wie viel Prüfzeit bleibt, lässt sich erst mit Testfällen genauer bestimmen. Rechnen Sie zunächst vorsichtig und prüfen Sie diese Annahmen vor einer Investition.

Nicht berücksichtigt sind zusätzliche Vorteile wie kürzere Antwortzeiten, weniger Nacharbeit oder eine einheitlichere Bearbeitung. Ob diese Vorteile entstehen und wie viel sie wert sind, muss gesondert geprüft werden.

Ebenfalls nicht enthalten sind interne Projektzeit für Fachbereich und IT sowie Schulung und Einführung im Team. Ergänzen Sie diese Kosten für Ihre Investitionsentscheidung. Der ausgewiesene Nettonutzen ist deshalb keine vollständige Gewinn- oder Liquiditätsrechnung.

Ein eigener Aufbau lohnt sich nur, wenn sein erwarteter Nutzen die Umsetzung und den Betrieb rechtfertigt. Eine feste Grenze nach Fallzahl oder Vollzeitstellen gibt es dafür nicht: Auch Fehlerkosten, Fristen und verfügbare Schnittstellen beeinflussen die Rechnung.

Vergleichen Sie eine vorsichtige mit einer erwarteten Variante. Prüfen Sie vor einer Beauftragung besonders den automatisierbaren Anteil, die verbleibende Prüfzeit und Ihre internen Projektkosten. Bei geringem Nutzen kann es sinnvoll sein, ähnliche Vorgänge zu bündeln oder einen anderen Ablauf zu wählen.