Dokumentenverarbeitung

Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Zertifikate, Lieferscheine, Verträge. Jedes kommt in einem etwas anderen Format, wird von einem Menschen gelesen, gegen etwas in einem System geprüft und abgetippt oder gebucht. Genauigkeit ist nicht verhandelbar, und das Volumen sinkt nie.

Drei Muster, die wir in fast jedem Betrieb dieser Art sehen.

1. 01

   Dokumente werden zweimal geprüft, weil niemand der ersten Prüfung traut

2. 02

   Daten werden zwischen Systemen abgetippt

3. 03

   Ausnahmen folgen Regeln, die im Kopf einer einzelnen Person leben

Liest jedes Dokument unabhängig vom Layout, extrahiert die relevanten Felder, prüft sie gegen Auftrag, Vertrag oder Stammdaten, bucht saubere Fälle ins Zielsystem und routet Ausnahmen mit benanntem Grund: Mengenabweichung, unbekannter Lieferant, fehlendes Zertifikat.

Ausnahmen entscheidet ein Mensch. Saubere Fälle innerhalb definierter Toleranzen werden automatisch gebucht, sobald die Schattenphase die Fehlerquote belegt hat. Finanziell kritische Buchungen behalten das Vier-Augen-Prinzip.

Konfidenz je Feld mit Schwellenwerten je Dokumenttyp. Vollständiger Audit-Trail vom Dokument bis zur Buchung. Toleranzen und Regeln für die automatische Buchung verantwortet das Finanzwesen, nicht die IT.

Vier Zahlen, gegen den Basiswert aus dem Assessment.

1. 01

   Dunkelverarbeitungsquote

2. 02

   Extraktionsgenauigkeit je Feld

3. 03

   Bearbeitungszeit je Ausnahme

4. 04

   Kosten je Dokument