Dokumentenverarbeitung

Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Zertifikate und Lieferscheine kommen in unterschiedlichen Formaten an. Ihr Team muss die Angaben lesen, mit Bestellungen oder Stammdaten vergleichen und ins Zielsystem übertragen. Ein KI-Agent kann diese wiederkehrenden Prüfungen und Übertragungen vorbereiten oder innerhalb klarer Regeln übernehmen.

Mögliche Fehler und Verzögerungen, die wir anhand Ihrer eigenen Fälle prüfen.

1. 01

   Dokumente werden zweimal geprüft, weil niemand der ersten Prüfung traut

2. 02

   Daten werden zwischen Systemen abgetippt

3. 03

   Ausnahmen folgen Regeln, die im Kopf einer einzelnen Person leben

Der Agent liest die relevanten Felder aus den vereinbarten Dokumenttypen aus und gleicht sie mit Bestellung, Vertrag oder Stammdaten ab. Eindeutige Fälle bucht er innerhalb der freigegebenen Grenzen. Abweichungen legt er dem zuständigen Team mit einem Grund vor, etwa einer abweichenden Menge, einem unbekannten Lieferanten oder einem fehlenden Zertifikat.

Ihr Team prüft die Ausnahmen. Eindeutige Fälle werden erst dann automatisch gebucht, wenn der Schattenbetrieb die vereinbarte Genauigkeit bestätigt hat. Für finanziell kritische Buchungen gilt weiterhin das Vier-Augen-Prinzip.

Für jedes Feld und jeden Dokumenttyp gelten festgelegte Prüfschwellen. Ein durchgängiges Protokoll verbindet das Originaldokument mit der Buchung. Toleranzen und Regeln für automatische Buchungen legt das Finanzwesen fest.

Vier Kennzahlen im Vergleich mit den Ausgangswerten aus dem Assessment.

1. 01

   Anteil vollständig automatisch verarbeiteter Dokumente

2. 02

   Extraktionsgenauigkeit je Feld

3. 03

   Bearbeitungszeit je Ausnahme

4. 04

   Kosten je Dokument