Auftragserfassung automatisieren: von der E-Mail-Bestellung zum Kundenauftrag

Bestellungen kommen per E-Mail, PDF, Excel-Datei oder Portaldownload, weil sich eine EDI-Anbindung nur für Kunden mit hohem Bestellvolumen rechnet. Wer die Auftragserfassung automatisieren will, braucht deshalb eine Lösung für diese unstrukturierten Eingänge und nicht nur für EDI.

Jede EDI-Verbindung ist ein eigenes Projekt, denn beide Seiten vereinbaren ein Nachrichtenformat wie EDIFACT ORDERS, bilden die Felder auf das ERP ab, testen und richten den Partner ein; in SAP kommen solche Bestellungen als IDoc vom Nachrichtentyp ORDERS an. Für einen Kunden mit wenigen Bestellungen im Monat trägt sich dieser Aufwand nicht, also bleibt es bei der E-Mail, und der Vertriebsinnendienst tippt ab.

Auch die E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG, die seit dem 1. Januar 2025 mit Übergangsregeln für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gilt, ändert daran nichts, denn sie betrifft Rechnungen und nicht Bestellungen. Das Format einer Bestellung bestimmt weiter das Einkaufssystem des Kunden, und die steuerliche Beurteilung im Einzelfall liegt bei Ihrer Steuerabteilung.

EDI eignet sich für strukturierte Bestellungen mit abgestimmtem Datenformat. Vorlagenbasierte Erfassung passt zu wenigen, stabilen Dokumentlayouts. Ein KI-Agent kann wechselnde Eingangsformate und unstrukturierte Texte ergänzend verarbeiten. Welche Kombination sinnvoll ist, hängt von Ihren Kunden und Systemen ab.

Bei vorlagenbasierten Verfahren können Layoutänderungen Anpassungen erfordern. KI-gestützte Erfassung ist flexibler, muss aber ebenfalls an repräsentativen Dokumenten getestet werden. Entscheidend ist nicht nur das korrekte Auslesen: Kunden-, Artikel- und Preisangaben müssen vor der Buchung mit verlässlichen Systemdaten übereinstimmen.

Ein KI-Agent erfasst eine Bestellung in sechs Schritten von der E-Mail bis zum Kundenauftrag im ERP und folgt dabei der Mechanik Eingang, Kontext, Vorschlag, Freigabe und Rückschreiben. Die Bestellung ist ein Dokument wie eine Rechnung oder ein Zertifikat, deshalb gilt derselbe Kontrollrahmen wie in der Dokumentenverarbeitung mit KI-Agenten, mit Konfidenz je Feld, Schwellenwerten je Dokumenttyp und einem Audit-Trail vom Dokument bis zur Buchung.

Besondere Sorgfalt verlangt die Materialzuordnung, denn auf vielen Bestellungen stehen Kundenmaterialnummer und eigene Artikelnummer nebeneinander, und eine Verwechslung erzeugt einen gültigen, aber falschen Auftrag. In SAP liegt die Zuordnung in der Kunden-Material-Info; fehlt dort ein Eintrag, schlägt der Agent eine Zuordnung vor, und ein Mensch bestätigt sie einmal für alle folgenden Bestellungen.

In SAP S/4HANA legt der Agent Kundenaufträge über die Standard-API Sales Order (A2X) an, technischer Name API_SALES_ORDER_SRV, eine synchrone OData-Schnittstelle zum Anlegen, Lesen, Ändern und Löschen von Kundenaufträgen. SAP bietet daneben eine OData-V4-Variante mit dem Servicenamen SalesOrder, und laut Dokumentation deckt die V2-API nur den Verkauf ab Lager ab, sodass etwa das Streckengeschäft nicht unterstützt wird.

Vor dem Anlegen simuliert der Agent den Auftrag über API_SALES_ORDER_SIMULATION_SRV. Die Simulation liefert Preisfindung, Materialverfügbarkeit und Kreditlimitprüfung, ohne dass ein Auftrag gespeichert wird, und so vergleicht der Agent den Preis auf der Bestellung mit dem Preis, den SAP selbst ermittelt, statt die Preislogik nachzubauen. Für Aufträge, die nur mit Zustimmung eines Genehmigers weiterverarbeitet werden dürfen, bietet die API die Aktionen releaseApprovalRequest und rejectApprovalRequest.

Seit SAP S/4HANA 2021 bringt das System mit dem Scope Item 4X9 „Create Sales Orders from Unstructured Data“ selbst eine Erfassung für Bestellungen im PDF- oder Bildformat mit, die einen Sales Order Request erzeugt, den ein Mitarbeiter in einen Kundenauftrag umwandelt. Ein Agent baut darauf auf oder läuft daneben, wenn Bestellungen auch als E-Mail-Text oder Excel-Datei kommen oder gegen Rahmenverträge geprüft werden müssen. Der Unterschied zwischen RPA und KI-Agenten zeigt sich hier konkret, denn ein RPA-Bot erfasst Aufträge über die SAP-Oberfläche und hängt an Masken und Feldpositionen, während ein Agent über die APIs am Datenmodell und an den Berechtigungen hängt.

Der Agent bucht einen Auftrag nur dann ohne Freigabe, wenn Kunde, Material, Preis, Menge und Termin innerhalb definierter Toleranzen liegen und der Schattenbetrieb für diese Kategorie eine stabile Fehlerquote belegt hat. Alle anderen Aufträge legt er als Entwurf an und gibt sie mit benanntem Grund an den Vertriebsinnendienst.

Toleranzen sind Geschäftsregeln und werden von der Leitung des Vertriebsinnendienstes gemeinsam mit dem Controlling festgelegt, nicht von der IT. Angenommen, die Regel erlaubt höchstens 0,5 Prozent Abweichung zum Kontraktpreis, nur bekannte Warenempfänger und keinen Wunschtermin vor der Wiederbeschaffungszeit. Dann bucht der Agent jeden Auftrag, der alle drei Bedingungen erfüllt, und alle anderen gehen mit dem verletzten Kriterium als Grund in die Warteschlange.

Neue Lieferadressen, Sonderkonditionen und Erstbestellungen neuer Kunden gehen immer an einen Menschen, weil eine falsche Buchung dort Ware an die falsche Stelle schickt oder einen Preis zusagt, den niemand freigegeben hat. Ein Workflow Build setzt diesen Kontrollrahmen in 8 bis 12 Wochen in Produktion, in der eigenen Cloud-Umgebung des Unternehmens und mit Schreibrechten, die zunächst auf Entwürfe beschränkt sind.

Vier Kennzahlen zeigen, ob die automatische Auftragserfassung trägt: Dunkelverarbeitungsquote, Erfassungszeit je Auftrag, Fehlerquote und die Zeit vom Eingang der Bestellung bis zur Auftragsbestätigung. Erheben Sie sie vor dem Start als Basiswert und getrennt nach Eingangskanal, denn EDI-Aufträge laufen ohnehin dunkel und verzerren jeden Durchschnitt.

Die Dunkelverarbeitungsquote allein reicht nicht, denn eine steigende Quote bei steigender Fehlerquote heißt nur, dass falsche Aufträge schneller ins System kommen. Mit dem KI-ROI-Rechner rechnen Sie aus Aufträgen pro Monat und Minuten je Auftrag aus, wie viele Stunden ein Agent freisetzt und wann sich der Aufbau amortisiert.

In der Spedition ist die Auftragserfassung dasselbe Problem mit anderen Feldern, denn Transportaufträge kommen per E-Mail, und die Disposition tippt Lade- und Entladestelle, Zeitfenster, Packstücke, Gewichte und Gefahrgutangaben ins TMS. Verlader mit EDI-Anbindung senden stattdessen EDIFACT-Nachrichten vom Typ IFTMIN, die Anweisung des Versenders an den Spediteur mit den endgültigen Sendungsdaten.

Der Agent liest den Auftrag, ordnet Verlader und Adressen dem Stamm zu, prüft ihn gegen die vereinbarten Raten und Leistungen, legt ihn im TMS an und markiert, was fehlt, etwa ein Zeitfenster, eine Referenznummer oder eine Zollangabe. Gefahrgut, Zollfragen und Sonderleistungen bleiben bei der Disposition. Für Spediteure und Kontraktlogistiker läuft dieser Workflow neben Schadensmeldungen und Sendungsanfragen und nutzt dieselben Stammdaten aus dem TMS.