Angebotserstellung im Maschinenbau: Prozess, Kennzahlen und KI-Agenten

Die Angebotserstellung im Maschinenbau führt in acht Schritten von der Anfrage zum Auftrag, nämlich über Eingang, technische Klärung, Konfiguration und Stückliste, Kalkulation, Preisbildung, Freigabe, Versand und Nachfassen. Jede Weitergabe zwischen Vertriebsinnendienst, Konstruktion und Kalkulation fügt dabei eine Warteschlange hinzu, deshalb liegt ein Angebot oft länger in Postfächern, als an ihm gearbeitet wird.

Bevor die erste Zahl kalkuliert ist, muss jede Position gelesen und zugeordnet sein. Eine Anfrage mit 40 Positionen heißt 40 Abgleiche gegen den Artikelstamm; bei konfigurierten Maschinen kommt die Prüfung gegen die Konfigurationsregeln hinzu, bei Sonderlösungen die Klärung mit der Konstruktion. Im Maschinen- und Anlagenbau eignet sich das Angebotswesen deshalb als erster Workflow, weil Volumen und Verantwortung klar sind und sich die Durchlaufzeit aus ERP und Postfach messen lässt.

Eine RFQ (Request for Quotation) fragt Preis und Termin für einen festgelegten Umfang ab, ein RFP (Request for Proposal) erwartet einen Lösungsvorschlag mit Preis, und ein RFI (Request for Information) sammelt Informationen über mögliche Lieferanten. Die Art der Anfrage bestimmt deshalb, wie viel technische Klärung und Kalkulation das Angebot braucht.

Im Maschinenbau kommen RFQs vor allem für Ersatzteile, Normteile und Wiederholaufträge, oft als Tabelle mit Positionen und Mengen. Ein RFP kommt mit Lastenheft, und die Antwort ist ein technisches Konzept mit Preis, das Konstruktion und Vertrieb gemeinsam erarbeiten. Ein KI-Agent bestimmt die Anfrageart schon beim Eingang, denn davon hängt ab, ob er einen Angebotsentwurf vorbereitet oder eine Anforderungsliste für die Konstruktion.

Angebote für Ersatzteile und Standardprodukte lassen sich weitgehend automatisch vorbereiten, weil jede Position einen Artikel im ERP, einen Listenpreis und eine Rabattregel hat. Bei Engineer-to-Order, also bei Maschinen mit auftragsbezogener Konstruktion, bereitet der Agent vor, und die Konstruktion entscheidet.

Eine Ersatzteilanfrage nennt oft Teilenummern aus der Ersatzteilliste einer ausgelieferten Maschine. Der Agent ordnet sie über die Maschinennummer der richtigen Stückliste zu, erkennt Nachfolgeartikel, prüft Bestand und Lieferzeit und legt den Entwurf an, sodass nur Positionen ohne eindeutige Zuordnung offen bleiben.

Dazwischen liegen Varianten aus einem Baukasten, bei denen der Agent die Kundenanforderung in Merkmalswerte übersetzt und der Konfigurator im ERP oder im CPQ-System prüft, ob die Kombination zulässig ist. Bei Engineer-to-Order sucht der Agent ähnliche frühere Aufträge, überführt das Lastenheft in eine Prüfliste und markiert jede Abweichung vom Standard; ob die Maschine so gebaut werden kann und was neue Baugruppen kosten, entscheidet die Konstruktion.

Ein KI-Agent unterstützt die Vorbereitung eines Angebots. Er liest Positionen aus, ordnet Artikel zu, findet Vergleichsfälle und prüft die hinterlegten Preisregeln. Den Entwurf legt er im ERP an.

Für Positionen mit Listenpreis übernimmt er den gültigen Preis. Fehlt ein Listenpreis, stellt er Vor- und Nachkalkulationen ähnlicher Aufträge zusammen. Die zuständigen Fachleute entscheiden, welche Werte für die neue Kalkulation verwendbar sind. Der Anwendungsfall Angebotserstellung mit KI-Agenten zeigt die zugehörigen Aufgaben, Freigaben und Kontrollen.

Technische Machbarkeit, Preisstrategie und die Freigabe jedes Angebots bleiben bei Menschen, und der Agent versendet nie. Dafür gibt es auch einen rechtlichen Grund, denn wer ein Angebot abgibt, ist nach § 145 BGB daran gebunden, es sei denn, er hat die Bindung ausgeschlossen, etwa mit einer Klausel wie „freibleibend“. Wie eine solche Klausel wirkt und ob ein Angebot im Einzelfall bindet, beurteilt Ihre Rechtsabteilung.

Im Kontrollrahmen liest der Agent ERP, CRM, PLM und Preislisten, schreibt aber nur Angebotsentwürfe. In SAP S/4HANA steht dafür die Standard-API Sales Quotation (A2X) mit dem technischen Namen API_SALES_QUOTATION_SRV bereit, und SAP kennt eine Genehmigungsfunktion für Angebote, die ohne Zustimmung eines Genehmigers nicht weiterverarbeitet werden. Rabatte jenseits der Regel, Sonderkonditionen und strategische Kunden markiert der Agent dem zuständigen Vertriebsverantwortlichen, und jeder Entwurf protokolliert Preisliste, Regelwerk und Vergleichsfälle.

Im Schattenbetrieb entwirft der Agent Angebote für echte Anfragen, während der Vertriebsinnendienst wie bisher arbeitet. Der Vergleich beider Ergebnisse je Anfrageart entscheidet, wo der Agent mehr vorbereiten darf.

CPQ-Software (Configure, Price, Quote) bildet Produktregeln und Preislogik ab und erzeugt Angebote aus einer Konfiguration, die ein Vertriebsmitarbeiter im System auswählt. Ein KI-Agent setzt einen Schritt früher an und macht aus einer unstrukturierten Anfrage die strukturierte Eingabe, die CPQ oder ERP-Konfigurator brauchen.

Beides schließt sich nicht aus, denn mit einem gepflegten CPQ-System schlägt der Agent die Merkmalswerte aus Lastenheft und E-Mail vor und nutzt CPQ weiter als Regelwerk und Preisquelle; ohne CPQ prüft er gegen die Konfigurationsregeln im ERP und gegen die Preislisten. In beiden Fällen entscheidet das Regelwerk, ob eine Konfiguration zulässig ist, nicht das Sprachmodell.

CPQ lohnt sich, wo Produktregeln stabil und vollständig beschreibbar sind und der Vertrieb selbst im System konfiguriert. Ein Agent lohnt sich, wo Anfragen in uneinheitlicher Form hereinkommen und Lesen, Zuordnen und Nachfragen den größten Teil der Arbeit ausmachen.

Vier Kennzahlen zeigen, ob ein Angebotsprozess schneller und besser wird: Angebotsdurchlaufzeit, Trefferquote, Angebote je Mitarbeiter und die Abweichung zwischen Vor- und Nachkalkulation. Erheben Sie sie vor jeder Änderung als Basiswert und getrennt nach Anfrageart, denn ein Ersatzteilangebot und eine Sonderanlage haben verschiedene Normalwerte.

Die Durchlaufzeit allein führt in die Irre, denn wer schneller anbietet und dabei falsch kalkuliert, gewinnt Aufträge mit zu geringer Marge. Deshalb gehört die Abweichung zwischen Vor- und Nachkalkulation in dieselbe Übersicht. In einem Workflow Assessment erheben wir diese vier Werte aus ERP und CRM, bevor über eine Umsetzung entschieden wird, und mit dem KI-ROI-Rechner schätzen Sie aus Anfragen pro Monat und Minuten je Anfrage selbst eine erste Größenordnung ab.

Beginnen Sie mit der Anfrageart, die am häufigsten vorkommt und die wenigste technische Klärung braucht; im Maschinenbau sind das oft Ersatzteile oder Wiederholaufträge. Dort lassen sich Zuordnung und Preisprüfung im Schattenbetrieb messen, ohne dass ein Angebot ohne Freigabe hinausgeht.

Danach folgen Varianten aus dem Baukasten, und erst wenn Zuordnung und Preisregeln stabil laufen, unterstützt der Agent bei Engineer-to-Order mit Vergleichsfällen und Prüflisten. Kommt der Auftrag, setzt sich derselbe Ablauf in der automatisierten Auftragserfassung fort, denn die Bestellung des Kunden wird gegen das freigegebene Angebot geprüft, bevor der Kundenauftrag im ERP entsteht.